@ chris: Erstmal

zurück! Das mit Eurem Hinflug ist richtig blöd gelaufen, aber seid trotzdem froh, dass Ihr in relativer Flughafennähe wohnt, wieder nach Hause konntet und nicht so wie andere Betroffene auf dem Flughafen nächtigen musstet. Gegenüber der Airline und gegenüber des Veranstalters habt Ihr wegen der Fluggeschichte einen Reisepreisminderungsanspruch - wie das geht, wurde hier ja schon beschrieben. Wegen dem ausgefallenen Begrüßungstreff mit dem Reiseleiter... komm, Du hast doch hier im Vorfeld eh schon nach Ausflugsanbietern, etc. gefragt

Das macht mir nicht den Eindruck, als wäret Ihr im Urlaub blind zum Reiseleiter getappt und hättet da Eure Touren buchen wollen

Ist ja auch ok. Aber angenommen, Ihr hättet Euch telefonisch beim Reiseleiter bzw. dem Servicebüro des Veranstalters vor Ort gemeldet und signalisiert, dass Ihr uuuuuunbedingt Ausflüge buchen wollt - jede Wette, da wäre gerne jemand zu Euch ins Hotel gekommen

Was anderes als das, was man in den Infomappen der Veranstalter auch findet, wäre Euch beim Begrüßungstreff eh nicht erzählt worden.
Lass das mit dem Begrüßungstreff aus dem Schreiben an den Veranstalter raus, denn sonst wirkt es echt so, als würdet Ihr nach dem Haar in der Suppe suchen.
Versetze Dich in die Lage des Kundenservices: Du bekommst eine berechtigte Reklamation über eine wirklich heftige Flugverspätung, bist klar gewillt, dafür eine den rechtlichen Bedingungen entsprechende Ausgleichszahlung zu leisten... und dann kommt der Gast Dir noch mit "G'schiss" wie z. B. einem wegen eines Notfalles ausgefallenem Begrüßungstreffens. Entscheidest Du kulant, weil der Gast sich auf das Wesentliche und das, was wirklich schiefgelaufen ist, beschränkt oder reagierst Du entnervt und gibst lieber zuwenig als zuviel, weil Du eh weißt, dass der Gast den Hals nicht vollkriegt?